Ghidul membrilor în comitetele de program din cadrul PC7

Cuvânt înainte

Elaborarea acestui „ghid” a pornit de la ideea stabilirii, cunoaşterii şi clarificării rolului şi activităţii membrilor delegaţiilor româneşti la comitetele de program pentru  PC7,  dar şi din dorinţa de a–i ajuta pe noii nominalizaţi în a se orienta în cadrul legislativ european şi a înţelege misiunea pe care o au atât în cadrul  comitetelor cât şi pe plan naţional, în procedura de pregătire a opiniei României.

Totodată, necesitatea realizării unui astfel de material a fost determinată şi de schimbarea statutului de observator al delegaţiilor româneşti în comitetele de program cu cel de reprezentant al unui stat membru, cu toate drepturile şi obligaţiile ce îi revin din aceasta, după adererea României la Uniunea Europeană.

În primul rând, membrii (delegaţi şi experţi) desemnati in cadrul acestor comitete trebuie sa cunoască bine documentele oficiale ale Comisiei cu privire la activitatea comitetelor de program:

• Decizia Consiliului 1999/468/EC privind instituirea procedurii de exercitare a puterilor de implementare ale Comisiei, în particular, Art.4 şi Art. 7 (1999/468/EC, OJ L 184/ 17.7.1999, p. 23);

• Regulile standard de procedură pentru Comitetele constituite în cadrul Programului Specific Cooperarea, elaborat de Comisia Europeană (2001/ C 38/03, OJ C 38, 6.02.2001, p.3);

• Decizia Consiliului, din 19 decembrie,  privind Programul Specific „Cooperarea” de implementare a Programului Cadru 7 (2007-2013), în particular, Art. 8 (2006/971/EC, OJ L 400, 30.12.2006).

Materialul de faţă nu reia aceste documente şi vine în completarea lor, definind rolul membrilor în comitet şi clarificând aspecte privind activitatea acestora atât în cadrul comitetelor cât şi în procesul de pregătire a opiniei naţionale, păstrând referinţele de bază din legislaţia europeană.

Conţinut:

 

1. Ce reprezintă Comitetul de Program
2. Votul în cadrul Comitetului de Program
3. Rolul delegatului în Comitetul de Program
4. Rolul experţilor în Comitetele de Program
5. Strabilirea părţilor care pot fi consultate/pot contribui la pregatirea opiniei
6. pregătirea propriu-zisă a opiniei
7. Aprobarea internă a opiniei
8. Transmiterea şi prezentarea opiniei în cadrul Comitetului de Program
9. confidenţialitate

 

1. Ce reprezintă Comitetul de Program

Comisia este asistată, în exercitarea puterii de implementare prin procedura de management, de un comitet de management, denumit pentru PC7: comitet de program. Acest comitet este compus din repreprezentanţii statelor membre şi prezidat de un reprezentant al Comisiei (vezi Council Decision 1999/468/EC, art. 4).

Fiecare comitet adoptă propriile reguli de procedură, la propunerea preşedintelui, pe baza Regulilor de Procedură standard publicate în Jurnalul Oficial al Comunităţilor Europene (vezi Council Decision 1999/468/EC, art. 7, alin 1).

Pentru implementarea Programului Cadru 7, Comisia este asistată de 18  Comitete de Program specifice celor patru programe: Cooperare, Idei, Persoane, Capacităţi şi 2 Comitete de Program specifice EURATOM.

Pentru examinarea unor aspecte particulare, Comitetul poate crea grupuri de lucru prezidate de un reprezentant al Comisiei ( vezi Regulile standard de procedura...2001/ C 38/03, Art.7). Aceste grupuri de lucru raportează Comitetului rezultatele activităţii lor.

Fiecare stat membru decide asupra componenţei delegaţiei pentru fiecare Comitet de Program şi informează Comisia.

Delegaţia este fomată dintr-un reprezentant naţional (delegat) şi mai mulţi experţi.

Fiecare stat membru NU poate fi reprezentat, în cadrul Comitetului de Program, de mai mult de o persoană - delegat. Totuşi, cu permisiunea preşedintelui comitetului, delegatul poate fi însoţit de experţi, atunci când agenda întâlnirii cuprinde subiecte care justifică participarea acestora .

Fiecare delegaţie a statelor membre este asimiliată unui membru în comitet.

 

 

2.  Votul în cadrul Comitetelor de Program
 

Opinia statelor membre este cerută prin vot iar validarea acestuia poate fi făcută prin majoritate calificată sau prin majoritate simplă, în funcţie de subiectul votului. (vezi Regulile standard de procedura...2001/ C 38/03, Art.5 – Opinion of the commitee).

Votul fiecarei delegaţii este reprezentatat astfel: Belgium 12, Bulgaria 10, Czech Republic 12, Denmark 7, Germany 29, Estonia 4, Ireland 7, Greece 12, Spain 27, France 29,  Italy 29, Cyprus 4, Latvia 4, Lithuania 7, Luxembourg 4, Hungary 12, Malta 3, Netherlands 13, Austria 10, Poland 27, Portugal 12, Romania 14, Slovenia  4, Slovakia  7, Finland 7, Sweden 10, United Kingdom 29, Total: 345

Majoritatea calificată este obţinută cu 255 de voturi (din totalul de 345), exprimat de un număr majoritar de State Membre (cel puţin 14 delegaţii).

O delegaţie poate cere Comisiei să verifice dacă  Statele Membre care constituie majoritatea calificată reprezentată cel puţin 62% din totalul populaţiei Uniunii Europene.

Cvorumul necesar pentru validarea unei opinii este de 255 de voturi, exprimate de un număr majoritar de State Membre (cel puţin 14 delegaţii).

Când se votează asupra oricăror alte subiecte, altele decât opinia, votul Comitetului se exprimă prin majoritate simpla (ex. cel puţin 14 voturi), şi cvorumul necesar este de 14 delegaţii.

Delegatia unui stat membru, poate reprezenta, dacă este necesar, maxim un alt stat membru. Reprezentanţa Permanentă a statului membru care urmează să fie reprezentat de un alt stat membru trebuie să informeze preşedintele comitetului în scris cu privire la aceasta conform Regulilor de Procedură pentru Comitetele de Program ( Rules of procedure for the...Commitee, Art.6 , Official Journal C038, 06/02/2001, p 03-05).

3.  Rolul delegatului in Comitetul de Program
 
Delegatul are rolul de a reprezenta statul membru in comitetul de program pentru care a fost nominalizat. Delegatul este cel care votează în numele statului membru pe care îl reprezintă.

Atunci când este cerută opinia comitetului asupra proiectelor de măsuri ce urmează a fi implementate, delegatul pregăteşte opinia naţională şi o prezintă/ transmite, după caz, Preşedintelului Comitetului.

Delegatul va fi consiliat de experţi pentru exprimarea opiniilor care necesită o expertiză tehnică specifică (programul de lucru; conţinutul apelurilor; buget etc).

4. Rolul experţilor în Comitetele de Program
 

Expertul are rolul de a consilia delegatul pentru acele puncte din agenda de lucru a şedinţei pentru care statul membru consideră necesară o expertiză specifică.

În procesul de pregătire a opiniei, experţii au rolul de a contribui cu propuneri/comentarii asupra conţinutului documentelor şi temelor  din domeniul lor de expertiză.

De asemenea, experţii avizează opinia naţională ce urmează a fi prezentată în Comitetul de Program.

5. părţile care pot fi consultate/pot contribui la pregătirea opiniei
 

Delegatul pregăteşte opinia naţională consiliat de experţii nominalizaţi în comitetul respectiv.

pregătirea opiniei asupra unor aspecte generale care se regăsesc sau pot fi extrapolate la toate temele, va fi pregătită, pentru o mai mare coerenţă şi exprimarea unei opinii unitare, de grupul delegaţilor români în comitetele de program.

În vederea pregătirii opiniei, membrii delegaţiei pot avea nu doar consultari interne, dar şi cu alţi experţi sau grupuri extinse de experţi formate din:

La nivel naţional

a. Reprezentanţi în platforme tehnologice la nivel naţional, Miror Groups
b. Reprezentanţi în organisme consultative create in subordinea ministerelor
c. Reprezentanţi în organisme consultative/ grupuri de lucru create ad-hoc
d. Reprezentanţi ai ministerelor
e. Alţi experţi (persoane  care deţin expertiza necesară în domeniu, experienţă în programele cadru, capacitate de analiză şi abordare internatională)

La nivel internaţional

a. Reprezentanţi naţionali în platforme tehnologice
b. Reprezentanţi naţionali în Comitete consultative/ grupuri de lucru internaţionale
c. Reprezentanţi naţionali în diferite comitete internaţionale create în cadrul acţiunilor COST,  ERA-NET sau create ad-hoc etc

6.  pregătirea propriu-zisă a opiniei
 

Opinia poate fi exprimată verbal, pe durata şedinţei comitetului de program sau în scris, conform Regulilor de Procedură pentru Comitetele de Program ( Rules of procedure for the...Commitee, Art.9 , Official Journal C038, 06/02/2001, p 03-05).

pregătirea opiniei presupune urmărirea unei proceduri interne ce poate fi adoptată, de la caz la caz, de fiecare delegat în parte. De aceea, etapele propuse în continuare sunt orientative:

Delegatul poate stabili şi transmite experţilor din comitet un calendar privind pregătirea opiniei.

Delegatul primeşte comentarii, idei, propuneri din partea experţilor români în comitetele de program cu privire la conţinutul documentelor transmise de Comisie şi supuse opiniei.

Pentru o mai largă şi eficientă consultare, atât delegatul cât şi experţii pot colecta propuneri din partea grupului extins de experţi (vezi pct. 5).

Toate aceste propuneri, individuale sau comune, vor fi sortate şi analizate în context naţional şi european şi vor sta, în final, la baza formulării opiniei.

Pentru a lua cele mai bune decizii atât delegatul cât şi experţii vor ţine cont de următoarele aspecte:

- interesul naţional în domeniu (planul naţional de CD; programe naţionale în domeniu; tendinţe/premize de dezvoltare a industriei în domeniu etc);

- participarea  organizaţiilor româneşti în PC6: statistici; rata de succes; puncte tari; puncte slabe; capacitatea de participare a organizaţiilor româneşti etc) – analiză realizată împreună cu NCP-urile;

- o viziune clară a obiectivelor celorlalte state membre;

- evitarea susţinerii unei opinii singulare;

- punerea în balanţă a interesului naţional şi a politicii Uniunii pentru acordarea unui vot onest.
 
 

7.  Aprobarea internă a opiniei
 

Opinia exprimată verbal

În cazul în care opinia urmează a fi exprimată verbal şi membrii comitetului sunt informaţi în prealabil de către Comisie cu privire la aceasta, delegatul introduce comentariile în Nota mandat.

Excepşie fac următoarele:

-susţinerea unei opinii/ propuneri neprevăzute dar care, în funcţie de context, este  de interes naţional;
-susţinerea unei propuneri/opinii a altor state membre,  în urma unei acţiuni recente de lobby şi care este de interes naţional
-orice altă propunere care necesită o reacăie rapidă din partea delegaţiei

Pentru aceste intervenţii delegatul şi experţii nu au nevoie de mandat, ele fiind incluse ulterior în Raportul de deplasare.  

Opinia exprimată în scris

Opinia scrisă va fi avizată, în forma ei finală,  de toţi experţii români nominalizaţi oficial în Comitetul de Program respectiv. Acest lucru poate fi realizat similar cu procedura scrisă de obţinere a opiniei formale din cadrul comitetului de program (prin poşta electronică).

Opinia avizată de experţi va fi aprobată de Preşedintele ANCS şi/sau de Directorul Direcăiei Relaşii Internaţionale şi Cooperări Bilaterale, înainte de transmiterea electronică a acesteia la Comisie.

 

8.  Transmiterea şi prezentarea unei opinii în cadrul Comitetului de Program, prin procedura scrisă

Preşedintele Comitetului poate recurge la procedura scrisă pentru Obţinerea opiniei formale asupra unui subiect care a fost deja discutat în întâlnirea anterioară a Comitetului de Program sau asupra altor teme, ori de câte ori este necesar şi justificat.

Transmiterea propunerii trebuie să se efectueze, până la data limită fixată de Comisie.

Timpul oferit statelor membre pentru reacăie este, în mod normal, de cel puţin 14 zile calendaristice. În cazul în care data limită de tranmitere a opiniei este fixată mai devreme, Comisia trebuie să argumenteze foarte bine această decizie.

Delegatul prezintă opinia în faţa Preşedintelui şi a Comitetului de Program. Delegatul poate exprima propuneri opinii/comentarii  pe toată durata întâlnirii.

Expertul explică, la cererea Comisiei, anumite detalii tehnice ale opiniei. Expertul poate exprima de asemenea,  propuneri/opinii/comentarii  tehnice pe toată durata întâlnirii. Atunci când doresc să ia cuvântul, membrii delegaţiei trebuie să respecte agenda întâlnirii  şi ordinea stabilită de Preşedinte pentru exprimarea opiniei.

Cum să eviţi susţinerea unei opinii singulare?

Pentru a asigura succesul anumitor propuneri sau pentru a evita prezentarea unor propuneri singulare, delegatul poate face lobby (de ex. pe lângă delegaţii din comitetul de program, în special cei ai statelor membre cu putere mare de vot; pe lângă oficiile de legătură de la Bruxelles etc).  Un rol important în realizarea şi aplicarea unei strategii de lobby îl va avea Oficiul Român pentru şiinţă şi Tehnică (ROST) de la Bruxelles. De asemenea, experţii pot face lobby în grupurile de lucru sau organizaţiile internaţionale din care fac parte.

 

8. confidenţialitate
 

Membrii (delegaţi şi experţi), precum şi alte pesoane (de ex. Reprezentanţele Permanente ale Statelor Membre la UE) care primesc din partea Comisiei informaţii adresate comitetelor de program, au obligaşia de a păstra confidenţialitatea asupra documentelor, până la adoptarea şi publicarea lor oficială. În particular, aceste persoane au obligaşia de a păstra confidenţialitatea asupra  informaţiilor cuprinse în propunerile de proiecte şi în contracte (EC Treaty, art. 287).